W ostatnich dekadach proces tworzenia stron internetowych i systemów dedykowanych uległ całkowitej zmianie. Od prostych plików tekstowych, z potęgą PHP i JavaScript, kiedy wszystko trzeba było robić ręcznie, przez Excel i pliki bazodanowe, przez proste systemy CMS, aż po zaawansowane narzędzia wizualizacyjne i dedykowane środowiska. Obecnie istnieje wiele różnych systemów, które różnią się funkcjonalnością, wbudowanym zestawem narzędzi i przeznaczeniem. Ale najpierw przyjrzyjmy się bliżej, czym jest sam system zarządzania.
Czym dokładnie jest „system zarządzania”?
Termin „system zarządzania” jest bardzo szeroki w swojej naturze i nie musi ograniczać się do strony biznesowej. Na przykład, każde narzędzie, które pomaga zarządzać domowymi finansami, jest również systemem zarządzania – zasadniczo możemy go nazwać HBMS (system zarządzania budżetem domowym). Może być online lub offline – możesz napisać zaawansowane makra dla lokalnego pliku Excel i będzie to lokalny system zarządzania dla twojego celu. Najszerszą definicją byłoby więc „dowolne narzędzie, które pomaga w zarządzaniu czymś”… ale brzmi to trochę zbyt szeroko, bo wtedy nawet kartka papieru mogłaby być nazwana „systemem zarządzania”. Jeśli zdefiniujemy „system” jako „coś, co automatyzuje lub pomaga automatyzować zadania”, staje się to jaśniejsze, ponieważ wtedy „system zarządzania” można zdefiniować jako„dowolne narzędzie, które pomaga zarządzać czymś z wbudowaną automatyzacją i ułatwianiem procesów„.
Ale dość teorii – oczywiście taki temat byłby zbyt szeroki w swojej treści, aby można go było ograniczyć w jednym artykule. Zawęźmy zatem nasz temat: dziś interesują nas przypadki użycia biznesowego i TYLKO narzędzia, które działają online. To nadal daje nam dość szeroki zakres narzędzi do rozważenia, ale ich użyteczność jest obecnie kluczowa dla każdej firmy, a porównanie narzędzi będzie możliwe w podobnych aspektach.
Zacznijmy od najczęstszego z nich i kilku wyjaśnień – CMS, co oznacza „system zarządzania treścią”. Jest on tak powszechnie używany, że stał się synonimem większości narzędzi SaaS online, co po prostu nie jest prawdą. Z drugiej strony, wiele z takich narzędzi pozwala zarządzać niektóre treści – na przykład artykuły, media, użytkownicy i tak dalej. Jak więc widać, granica jest dość rozmyta, a narzędzia często posiadają funkcjonalności z „innej kategorii”. Z tego powodu będę unikał używania skrótów CMS i postaram się używać bardziej precyzyjnych definicji, które domyślnie będą zgodne z główną funkcjonalnością lub przeznaczeniem systemu zarządzania.
Pierwszą rzeczą, która przychodzi ci do głowy, gdy mówisz o CMS, jest prawdopodobnie WordPress. Drugim będzie Joomla, Wix lub jakiekolwiek inne narzędzie do zarządzania stronami internetowymi i blogami. Tak więc dla naszych potrzeb nazwiemy tę grupę narzędzi WCMS, co oczywiście jest skrótem od „Web Content Management System”. Zasadniczo jest to więc system, który pozwala stosunkowo łatwo zarządzać treścią witryny wraz z innymi elementami z nią związanymi. Być może jestem tutaj w mniejszości, ale lubię precyzję, więc będę jej używał w tym artykule. Zacznijmy jednak od wymienienia kilku typów, które możemy chcieć omówić.
Rodzaje systemów zarządzania online dla firm
Predefiniowane systemy zarządzania
Istnieje wiele takich narzędzi specjalizujących się w różnych aspektach biznesu, a my omówimy dziś najpopularniejsze z nich. Takie narzędzia mogą być wąsko wyspecjalizowane w swoich aspektach. Oto krótka lista takich narzędzi:
- Systemy zarządzania treścią(CMS) lub systemy zarządzania treścią internetową(WCMS): Platformy te umożliwiają użytkownikom tworzenie, edytowanie, publikowanie lub modyfikowanie treści na stronie internetowej. Przykłady: WordPress, Drupal, Joomla
- Systemy zarządzania relacjami z klientami(CRM): Oprogramowanie CRM pomaga firmom zarządzać interakcjami z klientami i danymi w całym cyklu życia klienta. Przykłady: Salesforce, HubSpot, Zoho CRM
- Planowanie zasobów przedsiębiorstwa(ERP): ERP integruje wszystkie działy i funkcje firmy w jeden system w celu poprawy wydajności i produktywności. Przykłady: SAP, Oracle Fusion Cloud ERP, Microsoft Dynamics 365 Business Central
- Systemy zarządzania zasobami ludzkimi(HRMS) lub zarządzania kapitałem ludzkim(HCM): Systemy te pomagają efektywniej zarządzać zasobami ludzkimi organizacji. Przykłady: Workday, Bamboo HR, ADP
- System zarządzania nauczaniem(LMS): Platformy LMS są wykorzystywane do planowania, wdrażania i oceny określonego procesu uczenia się. Przykłady: Moodle, Blackboard Learn, Canvas by Instructure
- Systemy zarządzania projektami: Narzędzia te pomagają zespołom efektywniej zarządzać projektami od początku do końca. Przykłady: Asana, Jira, Trello, Monday.com
- Zarządzanie łańcuchem dostaw(SCM): Systemy SCM są zaprojektowane tak, aby realizować działania związane z łańcuchem dostaw w efektywny sposób i lepiej spełniać wymagania klientów przy niższych kosztach. Przykłady: SAP Ariba, Oracle SCM Cloud, Workday Supply Planning
- Systemy zarządzania transportem(TMS): Oprogramowanie TMS pomaga zarządzać codziennymi operacjami sieci transportowej. Przykłady: BluJay Solutions, MercuryGate, TMW Systems
- System zarządzania finansami: Systemy te zostały zaprojektowane, aby pomóc firmom efektywniej obsługiwać transakcje finansowe i raportowanie. Przykłady: QuickBooks, Xero, Sage Intacct
- Platformy automatyzacji marketingu(MAP): Platformy MAP automatyzują zadania marketingowe, takie jak kampanie e-mailowe, posty w mediach społecznościowych itp., pomagając marketerom skutecznie dotrzeć do docelowych odbiorców. Przykłady: Marketo, Pardot by Salesforce, HubSpot Marketing Platform
Systemy zarządzania szerokim zakresem zastosowań
Oprócz takich grup, które są stosunkowo łatwe do zdefiniowania, istnieje grupa narzędzi, które łączą funkcjonalności powyższych, aby zapewnić jak najlepszy wynik. Świetnym przykładem może być grupa narzędzi e-commerce, do której należą takie systemy jak Magento czy PrestaShop. Łatwo zauważyć, że strony wykorzystujące takie narzędzia mogą służyć nie tylko jako platforma sprzedażowa, ale także jako prosty system zarządzania magazynem, automatyzacja dropshippingu, system zarządzania finansami czy nawet blog. Prawdą jest, że można zbudować swój biznes wokół takiego narzędzia i dostosować się do jego ograniczeń i koncepcji, ale prawdą jest również to, że można korzystać tylko z funkcjonalności, których potrzebujemy i do czego zostały zaprojektowane.
Ważne jest również to, że faktycznie można używać wtyczek do rozszerzania lub zmieniania podstawowej funkcjonalności takiego narzędzia. Świetnymi przykładami mogą być WordPress lub Joomla. I chociaż WordPress jest głównie platformą blogową (a wszystkie koncepcje, struktura, zarządzanie zasobami itp.) Są wykonywane wokół blogowania, dzięki wykorzystaniu potężnych wtyczek – takich jak WooCommerce – możesz stworzyć własną kombinację, która odpowiada Twoim potrzebom.
Muszę jednak przyznać, że czasami może to być podejście krótkoterminowe ze względu na koncepcję rdzenia; pamiętaj, że bez względu na wybór wtyczki zawsze będziesz przez nią ograniczony. Widziałem na przykład witryny WordPress, które próbowały być e-commerce z tysiącami produktów, co często powodowało kłopoty, ponieważ rdzeń WP po prostu nie jest optymalny do takiego zastosowania. I odwrotnie – widziałem sklepy Magento z zaledwie kilkudziesięcioma produktami, co było totalną przesadą dla tak małej ilości, powodując niepotrzebnie wysokie koszty operacyjne. Warto więc dobrze poznać narzędzie, zanim zaangażuje się w nie cały biznes – lub umówić się na rozmowę z software housem, takim jak Sailing Byte, szukając porady.
Innymi interesującymi narzędziami są – nazwijmy je – ekosystemy, które w rzeczywistości składają się z wielu komplementarnych narzędzi. Taki ekosystem można oczywiście znaleźć w samym Google, ale Odoo może być lepszym przykładem jako ogólny zestaw narzędzi biznesowych online. Zoho i Hubspot są również świetnymi przykładami takiego podejścia. Niewątpliwą zaletą takiego podejścia jest posiadanie wszystkiego w jednym miejscu i często płynna synchronizacja danych między systemami. Problemy to często: wysoka cena, czasami skomplikowana obsługa lub trudna do wykonania migracja do innego narzędzia. Aczkolwiek zdecydowanie warte rozważenia.
Platformy bez kodu do użytku biznesowego
Jest to dość szeroka grupa narzędzi, w której powinniśmy zdefiniować podgrupy, aby zastanowić się, do czego są przeznaczone, chociaż mają one wiele wspólnego. Najważniejszą rzeczą jest prawdopodobnie to, że są one zaprojektowane tak, aby zapewnić elastyczność i ładny wygląd, ale niekoniecznie optymalny, bezpieczny lub otwarty kod i funkcjonalność. A kiedy już utkniesz na platformie, migracja może być trudna. Ale mogą być optymalnym wyborem dla niektórych firm lub ich części, więc przyjrzyjmy się bliżej ich grupom.
Pierwsza grupa to kreatory stron internetowych – takie jak Wix, Webflow czy Squarespace. Są one zaprojektowane jako systemy umożliwiające tworzenie i zarządzanie stronami internetowymi, często reklamowane jako alternatywa dla WordPressa (który może również wykorzystywać wtyczki zapewniające podobną funkcjonalność – takie jak Bakery lub Elementor). Mogą one pomóc w szybkim uruchomieniu strony internetowej – na przykład w celu przetestowania pomysłu na rynku.
Druga grupa to kreatory aplikacji – takie jak ToolJet, Budibase, Bubble, Flutterflow. One również stanowią świetny punkt wyjścia, ale budowanie bardziej zaawansowanych systemów może być naprawdę wąskim gardłem lub generatorem problemów. Znam również przypadki, w których konieczna była migracja z powodu problemów z wydajnością.
Trzecia grupa to „Excel na sterydach” lub „bazy danych na sterydach”. Jeśli zmagasz się z Arkuszami Google lub plikami Excela, lub chciałbyś uzyskać dodatkowe funkcje – takie jak tworzenie formularzy, ograniczenia typu kolumn, współpraca, łatwe wykresy i tak dalej – to zdecydowanie powinieneś rzucić okiem na Airtable, Baserow, Seatable lub Clickup. Upewnij się jednak, że najpierw je przetestujesz, ponieważ choć wydają się dobre, migracja z Excela może być bolesna – zwłaszcza jeśli używasz zaawansowanych formuł. W takim przypadku najlepiej skontaktować się z nami, abyśmy mogli przeanalizować pliki Excel i przekształcić je w SaaS.
Czwarta grupa to narzędzia do automatyzacji wizualnej. Pierwszą rzeczą, która przychodzi ci do głowy, jest prawdopodobnie Zapier lub Make. Te dwa narzędzia są dobre, ale dla mnie N8N działał absolutnie najlepiej i bez żadnych obaw o prywatność, ponieważ może być hostowany samodzielnie. W każdym razie, takie narzędzia są świetne do automatyzacji procesów, wiadomości, strategii lub prototypowania w małych firmach. Ciekawym przykładem może być automatyzacja monitorowania DMARC, choć muszę przyznać, że jest to tylko jedna z ponad 20 (może 30) innych automatyzacji, które mam na N8N (takich jak narzędzie do monitorowania stron internetowych, automatyczne miesięczne podsumowanie Slacka, analiza AI i inne).
A ostatnio coraz bardziej widoczna jest nowa – piąta grupa – czyli buildery oparte na sztucznej inteligencji. Jest to bardzo interesująca grupa, ponieważ może przyspieszyć proces rozwoju na samym początku, ale nie ma ograniczeń innych platform bez kodu. Ogólnie rzecz biorąc, taki wygenerowany kod jest przydatny do szybkiego rozpoczęcia pracy, ale wymaga również ulepszenia i dostosowania przed użyciem produkcyjnym. Jednak na etapie dostosowywania można dodać funkcjonalność, która nie byłaby możliwa w przypadku platform no-code i która może sprawić, że Twój SaaS będzie absolutnie wyjątkowy.
Podsumowując, powtórzę to jeszcze raz, ponieważ jest to bardzo ważny wniosek dla wszystkich powyższych przypadków, ale platformy no-code w szczególności: mogą być świetnymi narzędziami, ale wybierając takie narzędzie, musisz zrozumieć ich ograniczenia i używać ich w odpowiednio zaprojektowany sposób, w przeciwnym razie możesz być wąskim gardłem przy 90% użyteczności i kosztownej migracji w niedalekiej przyszłości, skutecznie płacąc dwa razy za pożądany rezultat.
Unikalne systemy i platformy zarządzania
Ta kategoria obejmuje tylko systemy, które zostały zaprojektowane od samego początku do samego końca, aby służyć konkretnemu celowi. Często są to startupy i mają bardzo ograniczoną konkurencję na rynku, która służy dokładnie temu samemu celowi. Dzieje się tak dlatego, że z natury są one przeznaczone do określonych funkcji.
Jednym z przykładów może być CargoSELLER – system, który nazywa siebie „nie TMS”, ale „Spot Freight Management System”. Obecnie na rynku jest ich bardzo niewiele i naprawdę wątpię, czy można znaleźć alternatywę open source, która ma podobne funkcje. A ich dodatek AI naprawdę robi magię!
Innym podobnym przykładem może być MyRotat – który nie jest typowym systemem HR ani systemem śledzenia czasu pracy, ale leży gdzieś obok nich. Chociaż jak nazwać takie oprogramowanie – RMHS (Rotational management human resources system)? Powiedziałbym, że trochę za długo… i zdecydowanie unikalna propozycja na rynku.
Jak znaleźć system zarządzania dla siebie?
Najpierw zdefiniuj główny cel narzędzia. Jeśli chcesz absolutnie najlepszego narzędzia dla danego procesu, musi to być jego rdzeń. Na przykład istnieją wtyczki CRM do WordPressa, ale jeśli głównym przypadkiem użycia jest CRM, to wybór WordPressa ze względu na wtyczkę jest najprawdopodobniej niewłaściwym sposobem.
Następnie utwórz listę funkcjonalności, które musisz uwzględnić. I – co bardzo ważne – uporządkuj je od najważniejszej do najmniej ważnej, ewentualnie dodając właściwość, jeśli jest „wymagana”. Na przykład, 10 najważniejszych funkcjonalności może być absolutnie wymaganych, kolejne 10 może być „miło mieć”, kolejne 10 może być „chciałbym w przyszłości” i tak dalej. W rzeczywistości może to być naprawdę dobra praktyka do pracy lub udoskonalania kanwy modelu biznesowego.
Po trzecie, zastanów się , kto będzie korzystał z tego systemu i być może poproś ich o opinię. System będzie bezużyteczny, jeśli będziesz wymagać od ludzi współpracy nad nim, a oni odmówią, ponieważ będzie ich to kosztować więcej czasu niż wykonanie tej samej pracy ręcznie. Dotyczy to również ciebie samego – nie powinieneś zmuszać się do korzystania z systemu – powinien on być użyteczny w taki sposób, abyś chciał z niego korzystać.
Po czwarte, ale nie ostatnie – przetestuj. Jest to absolutnie konieczne i może być pierwszą lub drugą rzeczą na liście, jeśli jesteś w „fazie odkrywania”. Oprócz tego, że dowiesz się więcej o niezbędnych funkcjach, może to pomóc w odfiltrowaniu narzędzi, które są wadliwe lub trudne w użyciu.
Jakie aspekty należy wziąć pod uwagę w przypadku systemów zarządzania?
Oczywiście – lista ta zdecydowanie nie jest kompletna, ale powinna dać ci podstawę do zastanowienia się nad znalezieniem odpowiedniego systemu. Dlatego każdy z poniższych aspektów powinien być dopracowany: Jak ważny jest dany aspekt z perspektywy pożądanego zastosowania? Odpowiedź na to pytanie powinna być łatwa, jeśli weźmie się pod uwagę powyższy punkt o „tworzeniu listy funkcjonalności”.
Przeznaczenie i funkcjonalność
Czy główne przeznaczenie systemu jest zgodne z głównym celem, który chcesz osiągnąć? Albo czy system daje ci możliwość stworzenia jego głównego celu? Jeśli połączyłeś to z pożądaną funkcjonalnością, to osiągnąłeś to, co zostało omówione w poprzednich akapitach.
Wydajność i skalowalność
Niektóre systemy zarządzania są często pisane w sposób, który pozwala na wiele, więc są elastyczne – ale oznacza to również, że mogą nie być zoptymalizowane pod kątem wydajności – czasami muszą załadować wiele zależności, aby działały poprawnie. Nie są też wolne od wstecznej kompatybilności, co dodaje do stosu mnóstwo kodu, którego można było uniknąć. Zupełnie niepotrzebne zapytania do bazy danych zabierają czas odwiedzającego i wydłużają czas ładowania strony.
Perofrmance jest kluczowy nie tylko dla wygody odwiedzających, ale także wpływa na pozycję w Google – a jeśli narzędzie jest używane wewnętrznie, może dodać dodatkowy koszt czasu na prowadzenie firmy, pomnożony przez liczbę użytkowników.
Częstym przypadkiem jest również to, że wraz z liczbą zasobów lub liczbą użytkowników wydajność znacznie spada, do tego stopnia, że system nie jest użyteczny. Widziałem takie przypadki w samodzielnie napisanych systemach i często można było ich uniknąć, gdyby w procesie uczestniczył inżynier programista. Skalowalność nie ogranicza się do wydajności samego kodu i systemu – to także kwestia możliwości uruchamiania części systemu na różnych serwerach, gotowości redundancji, możliwości uruchamiania w roju lub za load balancerem i nie tylko. Powinieneś szczególnie wziąć to pod uwagę przy zamawianiu SaaS, a jeśli pracujesz z Sailing Byte, to już wiesz, że traktujemy te elementy poważnie.
Rozszerzalność i bezpieczeństwo
Niektóre systemy open source posiadają repozytoria pełne wtyczek lub rozszerzeń. Wtyczki te mogą znacznie rozszerzyć podstawową funkcjonalność, dodając dodatkowe opcje, które mogą być pomocne lub nawet niezbędne. Wiąże się to jednak z kilkoma problemami: każdy może opublikować wtyczkę – skutkuje to publikowaniem w działających systemach domowych kodów, które nie są ani bezpieczne, ani poprawnie napisane. Wszelkie modyfikacje wtyczek prowadzą do mnóstwa dodatkowej pracy: grzebania w kodzie, płacenia dodatkowym programistom za pomoc lub skutkują zerwaniem kompatybilności z systemem aktualizacji. Większość włamań na strony internetowe ma miejsce nie z powodu błędów bezpieczeństwa w rdzeniu systemu, ale we wtyczkach!
Z drugiej strony komercyjne lub własnościowe systemy często mają ograniczoną liczbę wtyczek w swoich repozytoriach. Różnica polega na tym, że kod powinien być zawsze tworzony przez profesjonalistów, co również prowadzi do większego bezpieczeństwa i spójności między wtyczkami. Modyfikacje wykonane dla klienta mogą być dokładnie dostosowane do potrzeb użytkownika bez naruszania jakiejkolwiek kompatybilności; więc jest to sytuacja korzystna dla obu stron.
Tak więc, im więcej masz wtyczek, tym potencjalnie bardziej strona internetowa lub SaaS jest zagrożona włamaniem. Ponadto, im więcej wtyczek, tym więcej zależności i potencjalnie bardziej kruchy może być system – zwłaszcza podczas przetwarzania aktualizacji. Odpowiedź na pytanie „gdzie jest najlepszy punkt między rozszerzalnością a bezpieczeństwem” nie jest łatwa, ponieważ nie jest to dylemat jednowymiarowy.
Ponadto od dziesięcioleci w Internecie toczy się dyskusja na temat tego, co jest bezpieczniejsze: systemy open source, w których każdy może sprawdzić kod i wiele osób może go naprawić, ale także pozostawia hakerom wolną rękę do analizowania kodu i wykorzystywania potencjalnych błędów? Czy też niepublikowany prywatny kod, który tylko ograniczona liczba osób może sprawdzić i poznać (więc potencjalnie nie jest tak dobrze sprawdzony), ale jest również czarną skrzynką dla potencjalnych hakerów, więc każda próba włamania jest wielką grą w zgadywanie? Nie sądzę, by istniała jednoznaczna odpowiedź na to pytanie.
Ogólnie rzecz biorąc: nie ma jednej uniwersalnej porady dla tego aspektu, więc rozważ te elementy mądrze.
Licencjonowanie i użytkowanie komercyjne
Oprogramowanie open-source jest czasami oparte na licencjach, które w pewnych okolicznościach komplikują komercjalizację projektu. Na niektórych licencjach jesteś wręcz zmuszony do opublikowania całego kodu, który napisałeś lub za który zapłaciłeś! Ale co, jeśli kod musi zawierać informacje lub know-how, które są opatentowane lub muszą być szczególnie zabezpieczone?
Systemy własnościowe nie mają takich ograniczeń. Zwłaszcza jeśli niektóre prace kodowania są wykonywane dokładnie dla Ciebie, możesz uzgodnić licencje z zespołem programistów. I możesz być pewien, że know-how, przepływy i inne sensowne elementy są traktowane z należytą starannością i bezpieczeństwem. W Sailing Byte zawsze domyślnie przenosimy wszystkie prawa do kodu na naszych klientów.
Ceny i koszty
Oczywiście, posiadanie darmowego CMS może brzmieć wspaniale, ale nie zawsze będzie najlepszą opcją. Jako świadomy przedsiębiorca powinieneś obliczyć długoterminowe koszty obsługi takiego systemu, a nie tylko koszt zakupu. Warto więc pomyśleć o takich aspektach:
- Jaki jest początkowy koszt uruchomienia?
- Jaki jest koszt hostingu?
- Ile potrzebuję na dodatkowe wtyczki, które wymagają mojej uwagi?
- Jaki jest koszt aktualizacji oprogramowania?
- Jakie są różnice w kosztach operacyjnych (jeśli jest coś, co zajmuje dużo czasu w jednym systemie, ale jest bardzo krótkie w drugim systemie)?
- Czy system można dostosować do moich potrzeb, a jeśli tak, to czy jest to kosztowne?
Są to tylko przykładowe pytania i należy je rozszerzyć zgodnie z własnymi potrzebami.
Jaki system zarządzania jest najlepszy dla Ciebie?
Ponownie, nie ma jednej uniwersalnej odpowiedzi na to pytanie. Wiele zależy od rzeczywistych potrzeb. Ogólnie rzecz biorąc, w niektórych przypadkach systemy open-source mogą być bezpiecznie używane i dostarczać wiele wartości. Musisz jednak wziąć pod uwagę, że będą one wymagały od ciebie więcej pracy (lub delegowania tej pracy) – wraz z możliwym naprawianiem problemów, aktualizacjami lub dostosowywaniem kodu wtyczek. Ale jeśli szukasz bardzo profesjonalnej usługi kodowania lub zaawansowanego przetwarzania danych, to oprogramowanie własnościowe jest najlepszym rozwiązaniem – i możesz skontaktować się z nami za pomocą poniższego formularza. Dziękuję za przeczytanie i mam nadzieję, że wkrótce usłyszę o Twoim systemie lub pomyśle na SaaS!
