Gdy w firmie pojawiają się faktury z KSeF, szybko okazuje się, że samo ich wystawienie lub odebranie w systemie to dopiero początek pracy. Ktoś musi sprawdzić, czy pojawiły się nowe dokumenty, pobrać je, uporządkować, przekazać dalej i zadbać o to, żeby nic się nie zdublowało.
Właśnie dlatego przygotowaliśmy darmową automatyzację, która pobiera faktury z KSeF do NocoDB i wysyła czytelne powiadomienie e-mail dla każdej nowej faktury.
To rozwiązanie powstało z myślą o firmach, księgowych i developerach, którzy chcą mieć dane z KSeF w uporządkowanej bazie, bez ręcznego logowania się do portalu i sprawdzania dokumentów jeden po drugim.
Rozwiązanie: KSeF + NocoDB
W praktyce ta automatyzacja zamienia obsługę faktur z KSeF w prostą, uporządkowaną bazę dokumentów. Zamiast ręcznie sprawdzać, czy w systemie pojawiły się nowe faktury, workflow cyklicznie pobiera dane, zapisuje je w NocoDB i wysyła powiadomienie e-mail z czytelną wersją faktury.
To szczególnie przydatne, jeśli chcesz mieć w jednym miejscu zarówno faktury wystawione, jak i odebrane. Dzięki temu łatwiej analizować koszty, śledzić sprzedaż, tworzyć raporty albo budować kolejne automatyzacje na podstawie danych z faktur.
NocoDB dobrze pasuje do takiego zastosowania, ponieważ pozwala stworzyć przejrzystą bazę danych bez konieczności budowania osobnej aplikacji od zera. Dane z faktur można filtrować, przeglądać, sortować i wykorzystywać dalej w innych procesach.
Jak działa automatyzacja?
Workflow składa się z dwóch części: jednorazowego etapu konfiguracji oraz głównego procesu synchronizacji faktur.
Pierwsza część tworzy tabelę w NocoDB. Nie trzeba ręcznie przygotowywać wszystkich kolumn ani ustawiać struktury bazy od podstaw. Automatyzacja tworzy miejsce na najważniejsze dane faktury, takie jak numer KSeF, numer faktury, daty, dane sprzedawcy i nabywcy, kwoty, waluta, typ dokumentu oraz treść faktury w formacie HTML.
Druga część działa cyklicznie. Łączy się z KSeF, sprawdza faktury wystawione i odebrane, a następnie porównuje je z dokumentami zapisanymi już w NocoDB. Do dalszego przetwarzania trafiają wyłącznie nowe faktury, więc workflow można uruchamiać regularnie bez ryzyka tworzenia duplikatów.
Dla każdej nowej faktury automatyzacja pobiera szczegóły dokumentu, zapisuje dane w bazie i przygotowuje czytelną wersję HTML, która trafia również na wskazany adres e-mail. Dzięki temu użytkownik dostaje powiadomienie o nowej fakturze i ma od razu podgląd dokumentu w bardziej przyjaznej formie.
Wdrożenie: baza, synchronizacja i powiadomienia
Do uruchomienia automatyzacji potrzebna jest instancja n8n, baza NocoDB, dostęp do KSeF oraz skonfigurowana wysyłka e-mail.
Proces konfiguracji jest podzielony na kilka prostych kroków. Najpierw należy uzupełnić dane połączenia z NocoDB i uruchomić etap tworzenia tabeli. Następnie w głównym workflow podaje się NIP, token autoryzacyjny KSeF, zakres dat pobieranych faktur oraz adresy e-mail do powiadomień. Na końcu wystarczy połączyć odpowiednie dane dostępowe w n8n.
Po konfiguracji automatyzacja może działać cyklicznie i utrzymywać bazę faktur aktualną bez ręcznego pobierania dokumentów z KSeF.
Podsumowanie
Ten workflow jest dobrym punktem wyjścia do dalszej automatyzacji pracy z fakturami. Można dodać powiadomienia na Slacku, osobne widoki dla faktur kosztowych i sprzedażowych, statusy akceptacji dokumentów, integrację z systemem księgowym albo prosty dashboard do analizy kosztów i przychodów.
Najważniejsze jest jednak to, że KSeF przestaje być osobnym miejscem, które trzeba regularnie sprawdzać ręcznie. Dane z faktur trafiają tam, gdzie można je łatwo przetwarzać, analizować i łączyć z innymi procesami w firmie.
Jeśli chcesz pobrać darmowy workflow i przetestować go u siebie, odwiedź moją stronę n8n: https://n8n.partnerlinks.io/download-ksef-invoices
