Jeżeli korzystasz z Elastic Email do obsługi wielu subkont, brak dostępnych kredytów może zatrzymać wysyłkę ważnych wiadomości, kampanii marketingowych czy automatycznych powiadomień wysyłanych przez Twoje systemy. Problem polega na tym, że przy kilku lub kilkunastu subkontach łatwo przeoczyć moment, w którym saldo jednego z nich zaczyna zbliżać się do zera.
Dlatego przygotowałem darmową automatyzację n8n, która raz dziennie sprawdza liczbę dostępnych Email Credits na wszystkich subkontach Elastic Email i wysyła ostrzeżenie na Slacku, zanim kredyty się skończą.
Zamiast samodzielnie zaglądać do panelu Elastic Email, możesz automatycznie otrzymać informację dokładnie wtedy, kiedy wymaga ona Twojej reakcji.
Dlaczego warto monitorować kredyty Elastic Email?
Automatyczne wiadomości są często elementem większego procesu biznesowego.
Mogą to być między innymi:
- wiadomości transakcyjne,
- potwierdzenia rejestracji i zamówień,
- powiadomienia dla użytkowników,
- kampanie marketingowe,
- wiadomości generowane przez aplikacje SaaS,
- automatyczne raporty i alerty.
Jeżeli saldo kredytów zostanie wyczerpane, wysyłka może zostać przerwana. A wtedy problem często staje się widoczny dopiero w momencie, gdy wiadomości przestają docierać do odbiorców.
Przy jednym koncie kontrolowanie salda ręcznie może jeszcze działać. Przy większej liczbie subkont szybko zamienia się jednak w kolejne powtarzalne zadanie, o którym trzeba pamiętać.
Automatyzacja pozwala odwrócić ten proces.
Nie musisz sprawdzać, czy wszystko jest w porządku. System poinformuje Cię, kiedy coś zacznie wymagać uwagi.
Dla kogo jest ta automatyzacja?
Workflow został przygotowany przede wszystkim dla firm i zespołów zarządzających wieloma subkontami Elastic Email.
Może być przydatny między innymi dla:
- software house’ów obsługujących infrastrukturę klientów,
- agencji marketingowych,
- dostawców usług e-mail,
- zespołów prowadzących wiele kampanii mailingowych,
- firm SaaS korzystających z oddzielnych kont lub subkont dla różnych produktów i klientów,
- administratorów odpowiedzialnych za ciągłość działania systemów wysyłkowych.
Im więcej subkont obsługujesz, tym większą wartość daje automatyczny monitoring.
Jak działa automatyzacja?
Workflow działa raz dziennie i wykonuje kilka prostych operacji.
Krok 1: Pobranie subkont Elastic Email
Automatyzacja łączy się z Elastic Email poprzez REST API i pobiera informacje dotyczące dostępnych subkont.
Dzięki temu nie trzeba ręcznie definiować każdego konta, które ma być monitorowane.
Krok 2: Sprawdzenie liczby dostępnych kredytów
Dla każdego subkonta workflow analizuje aktualny poziom Email Credits.
W węźle Config możesz samodzielnie określić minimalny poziom kredytów, który uznajesz za bezpieczny.
Domyślna wartość to:
100 Email Credits
Jeżeli saldo któregoś konta spadnie poniżej ustalonego limitu, zostanie ono zakwalifikowane do wysłania ostrzeżenia.
Możesz więc łatwo dostosować próg do skali swojej wysyłki. Firma wysyłająca niewiele wiadomości może ustawić niższy limit, natomiast przy intensywnych kampaniach warto zostawić większy bufor bezpieczeństwa.
Krok 3: Alert na Slacku
Jeżeli automatyzacja znajdzie subkonta z niskim saldem, przygotuje zbiorczą wiadomość i wyśle ją na wskazany kanał Slack.
W komunikacie znajdziesz informacje o kontach wymagających uwagi, w tym:
- adres e-mail subkonta,
- aktualną liczbę dostępnych kredytów.
Nie otrzymujesz więc niepotrzebnego powiadomienia każdego dnia. Alert pojawia się wtedy, gdy faktycznie trzeba zareagować.
Krok 4: Informacja o błędach API
Monitoring ma sens tylko wtedy, gdy wiadomo również, czy sam monitoring działa poprawnie.
Dlatego błędy pojawiające się podczas komunikacji z Elastic Email API są obsługiwane oddzielnie i również raportowane na Slacku.
Dzięki temu brak alertów nie musi oznaczać jedynie, że wszystkie konta mają wystarczające saldo. Jeśli workflow nie będzie mógł pobrać danych, również się o tym dowiesz.
Jak skonfigurować workflow?
Konfiguracja automatyzacji obejmuje połączenie n8n z Elastic Email i Slackiem oraz ustawienie progu, poniżej którego ma zostać wysłane ostrzeżenie.
Szczegółową instrukcję konfiguracji, wymagane credentials oraz opis poszczególnych kroków znajdziesz bezpośrednio na stronie workflow w n8n.
Dzięki temu możesz przejść przez cały setup krok po kroku i dostosować automatyzację do własnego środowiska.
Zobacz workflow i pełną instrukcję konfiguracji w n8n: https://n8n.partnerlinks.io/monitor-elasticemail-subaccounts
Dlaczego raz dziennie?
W przypadku monitorowania liczby kredytów nie potrzebujesz zazwyczaj sprawdzania salda co kilka minut.
Codzienne wykonanie workflow zapewnia rozsądny kompromis: pozwala odpowiednio wcześnie wykryć problem, a jednocześnie nie wykonuje niepotrzebnych zapytań do API.
Jeżeli jednak Twoja firma wysyła bardzo duże wolumeny wiadomości i saldo może zmieniać się szybko, harmonogram możesz łatwo zmodyfikować w n8n.
To samo dotyczy progu alarmowego. Najważniejsze, aby dopasować oba parametry do rzeczywistego tempa zużywania kredytów.
Spróbuj za darmo
Workflow jest dostępny bezpłatnie i możesz wykorzystać go jako gotową automatyzację lub dostosować do własnych procesów.
Możesz między innymi:
- zmienić minimalny poziom kredytów,
- zmienić częstotliwość kontroli,
- dostosować treść alertu,
- zastąpić Slack innym kanałem powiadomień,
- rozbudować workflow o kolejne działania wykonywane po wykryciu niskiego salda.
Więcej gotowych, darmowych automatyzacji biznesowych znajdziesz również na: https://sailingbyte.com/pl/bezplatne-automatyzacje-biznesowe/
Jeżeli widzisz w swojej firmie podobne powtarzalne procesy, które nadal wymagają ręcznego sprawdzania i reagowania, skontaktuj się z nami i sprawdź, jakie rozwiązania automatyzacyjne możemy przygotować dla Twojego biznesu.
